Weihnachtspost und die DSGVO
Zur Weihnachtszeit wirft die DSGVO bei vielen Unternehmern Fragen auf: Ist es noch erlaubt, Weihnachtspost an Kunden und Geschäftspartner zu verschicken? Was muss ich beachten? Über welche Kanäle kann der Weihnachtsgruß verschickt werden?
Thomas Keis
Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragter
“Keine Sorge: Weihnachtspost, um sich bei Ihren Kunden für das laufende Geschäftsjahr zu bedanken, bzw. sich wieder in Erinnerung zu bringen, ist grundsätzlich erlaubt. Sie sollten allerdings einige Punkte beachten, die in Verbindung mit Weihnachtspost wichtig sind. Die DSGVO ist nicht dazu gedacht vorweihnachtliche Kontaktaufnahme und Kundenpflege zu verhindern.”
Weihnachtskarten an Kunden und Geschäftspartner haben für viele Betriebe nicht nur Tradition, sondern sind auch Teil der Kundenbindung. Es herrscht seit der am 25. Mai 2018 wirksam gewordenen DSGVO bei vielen Unternehmern Unsicherheit, ob Weihnachtskarten – sowohl in postalischer Form als auch via E-Mail – überhaupt noch zulässig und legal sind.
Sofern Sie als Privatperson Weihnachtspost versenden liegt dies natürlich nicht im Anwendungsbereich der DSGVO. Auch juristische Personen fallen nicht unter die Regeln der DSGVO. Näheres hierzu in Art. 2 Abs 2
Versendung von Weihnachtskarten per Post:
Weihnachtliche Wünsche können Sie in Form einer solchen Weihnachtskarte auf postalischem Weg an Ihre Kunden, die sich in einer Geschäftsbeziehung befinden, auf jeden Fall versenden. Hierzu hat der Art. 6 DSGVO klare Regelungen getroffen. Ihr berechtigtes Interesse an einer guten Geschäftsbeziehung ist grundsätzlich höher als das Interesse Ihres Kunden (Betroffener in der DSGVO) solch eine Verarbeitung zu untersagen.
“Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.”
Lassen Sie uns die Rechtsgrundlagen für eine DSGVO-konforme Verarbeitung betrachten, die beim Versand nicht zutreffend sind:
Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO - gesetzliche Verpflichtung
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung Weihnachtskarten zu versendenArt. 6 Abs 1 lit d DSGVO - lebenswichtiges Interesse
Die Tätigkeit ist auch nicht im lebenswichtigen Interesse einer natürlichen PersonArt. 6 Abs 1 lit e DSGVO - öffentliche Aufgabe, die dem Verantwortlichen Übertragen wurde
Es stellt keine öffentliche Aufgabe dar, oder es erfolgt nicht im öffentlichen InteresseArt. 6 Abs 1 lit b DSGVO - Erfüllung eines Vertrags
Die Vertragsbeziehung zur natürlichen Person, die die Weihnachtskarte erhält, macht es nicht erforderlich dieser eine Weihnachtskarte zu senden.
Es verbleiben als mögliche Grundlagen:
Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO – die Einwilligung
Die Einwilligung, jederzeit widerrufbare, informierte und freiwillige Willenserklärung des Empfängers (Betroffenen)Art 6. Abs 1 lit f DSGVO – das berechtigte Interesse
Das berechtige Interesse des Verantwortlichen oder einer dritten Person, sofern die Interessen der Empfänger der Weihnachtskarten nicht überwiegen.
Eine explizite Einwilligung zum Zwecke der Weihnachtspost ist i.d.R. vom Betroffenen (sofern es sich um einen Kunden handelt) nicht notwendig.
Vielmehr besagt der Art. 6 DSGVO Abs 1 lit f in Verbindung mit dem Erwägungsgrund 47, dass der Unternehmer/Lieferant (Verantwortlicher) im Rahmen seiner Kundenpflege bzw. der Kunde im Rahmen seiner vernünftigen Erwartung (“vernünftigerweise absehen” gem. DSGVO Erw.Gr. 47) mit der Verarbeitung für diesen Zweck rechnen muss. Es handelt sich letztlich um eine Art von Marketing für die eigene Organisation, um diese ins Gedächtnis der Kunden, Lieferanten und sonstigen Empfänger der Weihnachtskarten zu rufen, und eine positive Reaktion bei diesen zu bewirken. Daher kann sich der Verantwortliche neben Art 6. Abs 1 lit f DSGVO auf den Erwägungsgrund 47 berufen.
“Ein berechtigtes Interesse könnte beispielsweise vorliegen, wenn eine maßgebliche und angemessene Beziehung zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen besteht, z. B. wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist oder in seinen Diensten steht.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.”
Fazit Weihnachtskarte per Post:
Die Zusendung von Weihnachtskarten per Post ist zulässig, da das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO abgeleitet werden kann, sofern keine automatisierte Selektion der Empfänger erfolgt, aus der sich auch weitere Erkenntnisse für den Verantwortlichen ergeben.
Achtung:
Diese sog. automatisierte Entscheidungsfindung bewirkt erhöhte Informationspflichten, der der Verantwortliche nachkommen sollte.
Denken Sie auch immer an ein Widerspruchsrecht der Empfänger von Weihnachskarten. Sofern Ihr Kunde einer Zusendung Widerspricht, dürfen Sie diese nicht zusenden.
“Sie dürfen prinzipiell Post an Personen verschicken, die bereits zu Ihrem Kundenstamm gehören. Ein Kunde bzw. ein Geschäftspartner muß damit rechnen Weihnachtspost zu bekommen, da es sich dabei um ein normales und sozialadäquates Verhalten handelt.”
Versendung von Weihnachtskarten per E-Mail oder andere elektronische Medien
Leider sind in der DSGVO keinerlei Bestimmungen enthalten zur Frage, auf welche Art und Weise Personen von Organisationen kontaktiert werden dürfen oder sollen. Es gibt jedoch eine unterschiedliche Behandlung von Briefsendungen und die Verwendung von Medien der elektronischen Kommunikation (E-Mail).
Versendung von E-Mails nach DSGVO oder TKG – „Direktwerbung“
Das TKG enthielt für die Versendung von Emails eine Spezialregelung in § 107 Abs 2 und Abs 3 TKG.
Danach war die Zusendung einer elektronischen Post – einschließlich SMS – ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, wenn die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt.
Der Begriff des Telefonmarketing bzw. der Direktwerbung ist laut den Gesetzesmaterialen weit und umfassend auszulegen, weshalb unter dem Begriff Direktwerbung jeder Inhalt zu verstehen ist, der für ein bestimmtes Produkt, aber auch für eine bestimmte Idee, einschließlich bestimmter politischer Anliegen, wirbt oder dafür Argumente liefert.
Diese weitgreifende Betrachtungsweise trifft auch für E-Mail Werbung zu, was auch die Gerichte in ihren Entscheidungen zu Grunde legen, und sehen z. B. damit Zufriedenheitsnachfragen bei Kunden nach einem Geschäftsabschluss, Geburtstags-und Weihnachtsmailings usw. als Werbung an.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat sich hinsichtlich Direktwerbung im November 2018 wie folgt hierzu geäußert >> Link
Da die DSGVO die Einwilligung zur Versendung von E-Mails (elektronischer Post) erfordert, kann daher das „berechtigte Interesse“, das nach der DSGVO für Marketingmaßnahmen verwendet werden kann, und zu einer Widerspruchsmöglichkeit für die betroffenen Personen führt nicht verwendet werden, um Weihnachtsgrüße per E-Mail zu versenden.
Die Sonderregelung (E-Mailwerbung gegenüber Bestandskunden für eigene gleiche oder ähnliche Produkte oder Dienstleistungen) kann ebenfalls nicht verwendet werden, um die Weihnachtsgrüße zu versenden, sofern der Weihnachtsgruß nicht gleichzeitig eine Werbemaßnahme für eigene gleiche oder ähnliche Produkte und Dienstleistungen umfasst.
Fazit Weihnachtskarte per E-Mail:
Wollen Sie Ihre Weihnachtswünsche via E-Mail an Ihre Kunden und Geschäftspartner verschicken, gelten folgende Regeln:
Der Empfänger muss vorab dazu ausdrücklich sein Einverständnis gegeben haben.
Wichtig bei allen geschäftlichen Weihnachtsgrüßen ist, dass der Adressat – etwa im Rahmen von Datenschutzhinweisen – über sein Widerspruchsrecht aufgeklärt worden ist. Hat der Empfänger noch keinen Hinweis auf sein Widerspruchsrecht erhalten, sollte die Weihnachtspost diesen unbedingt enthalten.
Einem Geschäftskontakt, der einer Verarbeitung seiner Daten widersprochen hat, darf keine Weihnachtskarte zugeschickt werden.